Проведение бесед, собраний, совещаний, прием посетителей

 

Одним из показателей культуры менеджера является его умение налаживать межличностные контакты в коллективе. Руководители ежедневно затрачивают около 50% времени на получение устной информации и выдачу устных распоряжений. Рационализация проведения деловых бесед резко повышают эффективность управленческого труда.

Деловая беседа — это устный контакт между заинтересованными в общем деле работниками, включая представителей различных организаций, которые имеют необходимые полномочия для их проведения. Задача беседы состоит в том, чтобы заранее определить, какие факты нужны, организовать их быстрый сбор и вовремя прекратить беседу.

Любая беседа, как правило, имеет следующую структуру:

1. Вступительное слово инициатора беседы (повод, причины, цель).

2. Взаимная информация (вопросы, ответы, изучение документов).

3. Предложения инициатора беседы, обмен мнениями.

4. Вопросы собеседника по проблеме, иногда внесение своих предложений.

5. Ответы инициатора беседы, обмен мнениями.

6. Формирование общих выводов, принятие или отклонение решений.

Техника проведения деловой беседы:

1. Внимательно выслушайте собеседника. Часто собеседники не выслушивают друг друга.

2. Не пренебрегайте предубеждениями собеседника.

3. Избегайте неверных толкований (спросите, что он подразумевает под этим понятием).

4. Уважайте своего собеседника.

5. Всегда будьте вежливы, тактичны.

6. Если нужно, умейте быть непреклонным.

Только правильно спланированные и соответствующим образом подготовленные беседы достигают цели.

Проведение собраний, совещаний. Многие собрания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся, т.к. тот, кто будет руководить, забыл подготовиться сам и подготовить совещание.

Выделяются следующие виды совещаний:

1. Проблемные — выработать метод решения возникшей проблемы.

2. Учебные — дать участникам знания.

3. Разъяснительные — убедить сотрудников в правильности политики и неизбежности принятых шагов.

4. Информационные — обобщение сведений и изучение различных точек зрения на возникшие проблемы, информирование участников

Правила подготовки и проведения совещаний:

1. Необходимо четко определить цель (тему) совещания.

2. Разработать повестку дня — целесообразную последовательность рассмотрения вопросов.

3. Ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться.

4. Заранее оповестить участников совещания.

5. Размещение, температура, звукоизоляция, вентиляция имеют значение. Каждый из присутствующих должен видеть и слышать выступающего.

Опыт свидетельствует, что на совещания затрачивается чрезмерно много времени. Например, директора предприятий тратят на них 25-43% рабочего времени, начальники цехов — 30-45%. Большинство совещаний не достигают цели. Японцы вместо совещания собирают письменные отзывы о проекте решения, что резко сокращает затраты.

 
 
 

    Так же читайте:


 
 

0 Комментариев

Вы можете быть первым..

 
 

Оставить комментарий

 

Вы должны быть авторизированны что бы оставить комментарий.