Документация и процесс обучения

Одним из главных упущений, с которыми мне прихо­дится сталкиваться, является отсутствие документа­ции. О, я уже вижу, как вы морщитесь. Документация расшифровывается здесь как “писанина”. Кто из заня­тых людей не клянет на чем свет стоит “эту писанину”! Я, во всяком случае, ее ненавижу.

При всем том, согласитесь, мы не клянем то, что цен­но для нас. Например, ни у кого не вызывают протеста рекомендательные письма. Страницы, наполненные хва­лебными словами о нашей обязательности, уме и исклю­чительном профессионализме, мы никогда не назовем “треклятой писаниной”. А ведь по правде говоря, они — именно то самое и есть. Все различие в том. что такую бумажку мы очень даже ценим.

Но на ведение документации по проводимому вами тщательному обучению необходимо взглянуть как надело ценное для вас и для вашей организации. Ну-ну, перебо­рите себя! Сейчас вам предъявят подлинную цену хорошо оформленной документации — то бишь, писанины.

Вполне возможно, что в какой-нибудь несолидной организации пойдут на то, чтобы “подмахнуть бумажки” по обучению. Это значит — рыть себе яму, и по многим причинам это именно так и есть. Во-первых, ведя доку­ментацию спустя рукава, вы исключаете возможность определить истинную квалификацию своего сотрудника, его навыки и умения. Во-вторых, он теряет всякое ува­жение и к тому, кто его обучает, и к организации, в ко­торой служит. И, наконец, если такая практика получит распространение, случись что — ваш служащий получит травму или погибнет, суд может возложить ответствен­ность за происшедшее на обучающего или на вашу ор­ганизацию. Подведем черту. Никогда, ни при каких обсто­ятельствах, заполняя документацию по обучению персона­ла не занимайтесь двойной бухгалтерией; смею вас уве­рить, такая практика кончится для вас, ваших сотрудников и вашей организации неприятнейшими последствиями.

А каковы результаты при тщательном ведении хорошо продуманной документации? Их очень много, но здесь я перечислю лишь некоторые:

1. Постоянно совместно фиксируя в отчетном доку­менте успехи в обучении навыкам, обучаемый и обучаю­щий ясно видят удостоверяемый оценкой уровень до­стигнутого, и это является для обоих поощрением. А если они вместе уже одолели одну ступень, им легче поднять­ся на следующую.

2. Такой подход уменьшает риск пропустить в ходе обучения то или иное нужное задание и тем самым обеспе­чивает значительно более уплотненную систему занятий.

3. Ставя свою подпись в соответствующей графе, обу- чаемый(ая) принимает на себя ответственность за пра­вильное выполнение впоследствии того задания, работе с которым его обучили. Этот важнейший пункт лучше всего проиллюстрировать на примере. Далее даны два сценария для одного и того же сюжета.